חלק מהחברות לא יחזירו את כל העובדים לעבודה מהמשרד גם בתום המשבר. כיצד תתאימו את עצמם ל"מצב הנורמלי החדש" ומהם התנאים הנכונים שיעזרו לכם למקסם את היום שלכם

בימים אלה, כשאנחנו נמצאים בסיומו של האקורד הראשונה במשבר הקורונה, מתחילה תקופת ההיערכות למציאות החדשה. לפי הערכות המומחים, התקופה הזו תארך כשנה, בהתאם להחלטות שיתקבלו בזמן אמת על בסיס המידע שיצטבר, ועלולים להיות בה גלים נוספים של פתיחה וסגירה של המשק בהתאם להתפרצויות מחודשות, אם יהיו.

לכול ברור שבכל הנוגע לעולם העבודה, המצב "הנורמלי החדש" – דהיינו, החיים לצד נגיף הקורונה – יביא עמו שינויים מרחיקי לכת. פרט לפער הטכנולוגי, השינויים הדרמטיים באופן שבו העובד צריך להתנהל, ללא הגעה למשרדים, והשינויים באופן שבו מנהלים צריכים להתנהל אל מול צוות העובדים שלהם, בלי מפגש יומיומי, יוצרים צורך בשינוי מהותי ועמוק בתהליכי העבודה, שגרות הניהול הדיגיטליות ותרבות הניהול והעבודה מרחוק.

השינויים המהירים שהתרחשו במהלך המשבר כמו העבודה מרחוק, המעבר לתקשורת אונליין או מדידת ביצועים לפי תפוקה ולא לפי שעות (אפילו במשרדים ציבוריים), יישארו אתנו ככל הנראה. על פי סקר שנערך במרץ האחרון, 20% או יותר מהעובדים לא ישובו לעבוד מהמשרד.

המשק נמצא כעת בשלב ההתאוששות, שבו ארגונים מתחבטים בשאלות כמו איך לנתח את אפקטיביות העבודה ומעורבות העובד בסביבה וירטואלית? כיצד לנהל את המשימות ללא צורך במפגשים בין אנשי הצוות? איך להמשיך להכשיר אנשים, ללמוד וללמד מרחוק? וכיצד תובטח המשכיות התקשורת הפנים ארגונית הרב-כיוונית.

בשלב הקודם – שלב התגובה למשבר, התרחשו שינויים מהירים בזמן שארגונים נאבקו כדי לייצר המשכיות, תקשורת רציפה עם העובדים, תמיכה בעבודה מהבית ועוד, והשינויים האלה לא צפויים להיעלם. יש דברים שהמשבר הוכיח לארגונים מכל הסוגים ואין סיכוי שהם יחזרו לאחור. לדוגמה, הנושא של ניהול מסמכים מרחוק, תמיכה בעובדים באמצעות בוט, פיתוח עובדים באמצעות יצירת "מרקטפלייס" של משרות בתוך הארגון. אלה שינויים וכלים טכנולוגיים שצפויים להישאר.

כעת נדרשת היערכות דינמית של יכולות ארגוניות, כלים טכנולוגיים ותרבות ארגונית, אשר יקרו במקביל להתאמות ושינויים שידרשו למול הפתיחה והסגירה של המשק והשינוי בהגבלות והנהלים. רק בתום תקופה זו ייכנסו הארגונים למצב "הנורמלי החדש", תוך התייחסות לעתיד העבודה, עתיד העובדים ועתיד סביבות העבודה בהשפעת הימים שאחרי המגיפה.

אם מבקשים להעצים את הפרודוקטיביות של העובדים עם המעבר לסביבת עבודה דיגיטלית, יש להנהיג שגרות תומכות, תהליכי עבודה מותאמים, תרבות ארגונית תומכת ומדידה אפקטיבית המותאמת לעבודה מרחוק.

כדי להיערך לכניסה ל"מצב הנורמלי החדש" בצורה הטובה ביותר, צריכים להקפיד על שלושה מרכיבים:

• תחקור – בדיקה מקיפה של התהליך שתביא להבנה של מה שעבד טוב ומה פחות התאים עם פרוץ המגיפה.
• ביסוס תחושת הביטחון בקרב העובדים.
• הפניית משאבים להכשרה מחדש של האנשים – להתאמה למצב הנוכחי.

לעבודה מרחוק יתרונות רבים ולכן אין זה מקרי שכל כך הרבה ארגונים מעוניינים להמשיך במגמה זו גם בימים שאחרי הקורונה. אולם כדי להצליח לשגשג במציאות החדשה, ארגונים נדרשים לבחון כבר עכשיו את עתיד העבודה, סביבת העבודה והעובדים. יש להגדיר את הצורך הפיסי מול הדיגיטלי ולהגדיר איך יעבוד מודל המדידה.

כחלק מההכנה מחלקת משאבי האנוש בארגון צריכה גם היא לעשות בחינה מחדש של המיקודים, הכלים ודרכי ההתמודדות השונות עם המצב הנורמלי החדש. למשל, בכל הקשור לרווחת העובד, הייתה הנחה שהעובד צריך מידה של פיקוח ואי אפשר לעשות זאת בכלים דיגיטליים. אבל כעת זה משתנה: מנהלים שעברו הכשרה מתאימה לומדים להתנהל עם העובדים לא רק מקצועית אלא גם אנושית.

גם בארגונים שבהם עבודה מרחוק הייתה מקובלת יותר עוד לפני הקורונה, כגון חברות הייטק, לא תמיד קיימת מדיניות ברורה של עבודה מהבית. בארגונים כאלה הייתה עלייה בתפוקת העובדים שעברו לעבוד מרחוק במהלך שבועות הסגר, כי הם עבדו כמעט ללא הפסקה, אך מצב כזה עלול להוביל בטווח הארוך לשחיקה ואף לפגוע במוטיבציה. מעבר לכך, עובדים חשים מחסור במפגשים פנים אל פנים עם קולגות ועמיתים ובצורך ב"שיחות מסדרון" ולכן חלקם מעדיפים כעת לא לעבוד מהבית.

לכן חשוב לעצב ולהגדיר מחדש את מדיניות העבודה מרחוק, תוך התאמות נדרשות לעידן הקורונה. יש כמה פרמטרים שצריך לתת עליהם את הדעת במדיניות זו, כגון: שאיפה לגמישות בפורמטים של העסקה המדגישה פרסונליזציה לעובדים, והלוקחת בחשבון שעות העבודה, חלקיות משרה ושכר גמיש. הטשטוש בין גבולות הפנאי והעבודה מצריך התאמות פר עובד (לדוגמה, הורים לילדים צעירים יעדיפו לבצע פגישות בשעות הערב).

פתרונות טכנולוגיים תואמי פרויקטים המשלבים תמיכה ודיגיטציה של שירותים ותוכנות רלוונטיות. התאמת ממשקי הניהול תוך חידוד משימות, יעדים ותוצרים ברורים. פיתוח נורמות עבודה מרחוק המאפשרות ממשקי עבודה קבוצתיים איכותיים, המאפשרות עבודה יעילה גם לצוותים ווירטואליים גדולים".

ארגונים שישכילו ליצור מודלים יעילים של עבודה מרחוק עשויים להוביל לשינוי המבנה הארגוני של החברות, למשל להפוך אותו למבוסס פרויקטים ומשימות ופחות מבוסס היררכיה. בארגונים מסוימים קיימים היררכיה מובנית וברורה וניהול על פי תחומי התמחות ייעודיים של הארגון. מעבר מואץ לעבודה מרחוק מצריך עריכת התאמות במודל התפעולי של חברות, על מנת להתאימן למצב החדש. כמו כן, בעקבות הצורך בסנכרון פרויקטלי שעשוי להיות מורכב יותר, אופי העבודה וניהול המשימות יתבסס יותר על מיומנויות של חברי הצוות.

עובדים מהבית? כך תעשו זאת נכון

המציאות החדשה ודורשת מכם עבודה מאומצת מהבית, חשוב שתגדירו לעצמכם את התנאים המתאימים שיעזרו לכם להוציא מהיום שלכם את המיטב:

אנשים רבים שהתרגלו לצאת לעבודה מדי בוקר, מסתגלים כעת למציאות שונה, וגם מנהלים אשר נדרשים לנהל עובדים מרחוק ובסביבה 'חדשה' מתוודעים למצב לא מוכר הדורש מהם יצירתיות ולמידה.

לעבודה מהבית יש יתרונות, אבל כשהיא מלווה בלחץ, חוסר ודאות, תנאים שאינם אופטימליים ואפילו סוג של כאוס כמו שאנו חווים כעת, היא הופכת למאתגרת יותר.

אם עברתם לעבוד מהבית, הטיפים שלפניכם יכולים לסייע לכם לייעל את העבודה ולהפוך את היום שלכם לנעים ונוח יותר:

צרו לכם אזור פרטי:

אם הדבר מתאפשר, הגדירו חדר בבית כ"משרד". אם זו אינה אופציה, ודאו שיש לכם מקום שקט שבו תוכלו לנהל בפרטיות שיחות טלפון, פגישות אונליין ומשימות וירטואליות. זה חשוב מכמה סיבות:

• הפרדת מסמכים שקשורים לעבודה ממסמכים אישיים (כשיש ילדים בבית או שולחן משותף עם בן/בת זוג זה עשוי להקל על ההפרדה).
• משמעת עצמית היא משמעותית בעבודה מהבית –מרחב עבודה נפרד ידרבן אתכם לעבוד.
• סביבה רועשת בבית תסיח את דעתכם בעת שיחות עבודה או בכל משימה שדורשת ריכוז.

טפחו סביבת עבודה נעימה:

השקיעו מחשבה ותכנון במה שנחוץ לכם כדי להפוך לפרודוקטיביים ונינוחים – אלה יכולים להיות מוזיקת רקע, נר ריחני, תאורה מסוימת. דאגו שהמקום שהקציתם לעבודה יענה לצרכים ולסגנון האישיים שלכם.

הציבו לעצמכם יעדים:

כשאין מנהלים או עמיתים סביבכם, חשוב שתדעו להציב את המטרות לעצמכם. חשבו מהו מספר המשימות ההגיוני שתצליחו לסיים ביום אחד. זכרו, לא תמיד תצליחו לסיים את כל מה שתכננתם, אבל עצם קיומה של תוכנית מסגרת יעזור לכם להיות מאורגנים ופרודוקטיביים.

הגדירו זמן להפסקות:

כשאתם עובדים במשרד, יש הרבה הפסקות שאתם לא מחשיבים אפילו ככאלה. למשל כשאתם קמים להכין קפה, משוחחים עם עמית, בודקים הודעות בטלפון וכדומה. זאת התנהלות טבעית במשרד והיא אפילו מומלצת כי היא יוצרת אווירה של שיתוף ושייכות. כשעובדים מהבית מתעוררים לעיתים רגשות אשם כשעושים הפסקות, כי זה עלול להיתפס בעיניכם שאתם 'מרמים' בשעות העבודה שלכם.

מחקרים מוכיחים שאחרי עבודה בריכוז במשך 60-25 דקות, מומלץ לקחת 17-5 דקות של הפסקה, כדי לחדש את האנרגיה ולשמור על פרודוקטיביות. נסו להיות עקביים בהתנהלות שלכם כשאתם עובדים מהבית, זה יסייע בידכם לשמור על השפיות ובד בבד להגדיל את האפקטיביות של העבודה שלכם.

שמרו על קשר עם הסביבה:

אחד האתגרים בעבודה מהבית הוא שאתם נמצאים רוב הזמן בגפכם. אי אפשר לשאול קולגה שיושב לידכם שאלה ולא נפגשים עם חברה מהמשרד ליד מכונת הקפה. יתכן שמי שעבודה מרחוק היא דבר חדש עבורו ירגיש מנותק ובודד.

כדי להתמודד עם האתגר הזה חשוב להישאר בקשר עם עמיתים. צרו שיחות מסדרון וירטואליות, שתפו אותם ברעיונות שיש לכם. תקשורת מוגברת חשובה מאוד במרחב הווירטואלי במיוחד בתקופה כזו.

אתם יכולים לנהל שיחה וירטואלית על כוס קפה – שתפו איזה קפה אתם שותים, השיקו ספלים ומבעד למסך ופנו לעצמכם כמה דקות ל"ריכולי משרד". זה יוצר את תחושת ה"ביחד" ומאפשר לכם לתמוך זה בזה.

בחרו את דרך התקשורת המתאימה לכם:

כשאתם עובדים במשרד אתם מתקשרים באופן אורגני ומבינים את קודי התקשורת המילולית, הבעות הפנים ושפת הגוף, אך במרחב הווירטואלי כל אלה אינם קיימים. אם במשרד השיחות נערכות באופן ספונטני, במרחב הווירטואלי יהיה עליכם למצוא זמן ואופן שיחה שמתאימים לכל הצדדים.

התקשורת יכולה להתקיים באמצעות הטלפון, שיחת וידאו, מייל או טקסט – חשבו באיזה אופן המסר יעבור באופן המדויק והאפקטיבי ביותר. כשאתם עושים סיעור מוחות עם עמיתים, וואטסאפ או סוג דומה של תקשורת יהיו כנראה פחות אפקטיביים ועלולים להיות ליצור אי הבנות בהעברת המסר. אם אתם בספק, נסו לחשוב איך הכי נוח לכם לקבל את התקשורת מהקולגה.

אל תפחדו "לנדנד":

חוסר בהירות עלול להתרחש בכל סיטואציה, אבל הוא נפוץ יותר כשכל הצוות עובד מרחוק. לכן חשוב לשאול שאלות ולוודא שבאמת הבנתם נכון. אם יש מהלכים שלא ברורים לכם או שכחתם את מועד סיום הפרויקט, פשוט תשאלו!

עבודה מהבית – החסרונות ואיך להתמודד איתם

החיים שאחרי החל"ת: כל מה שצריך לדעת על החזרה לעבודה בשגרת קורונה