השקעתם במיתוג, פרסום ושיווק; סגרתם הסכם, ביצעתם את העבודה לשביעות רצון הלקוח ואז מתחיל המרדף אחר הכסף שלא נכנס לחשבון – אם התסריט הזה מוכר לכם עד כאב, המדריך הבא יסייע בידיכם לייעל את שיטת הגבייה שלכם

אם אתם מתפרנסים כעצמאים, נותני שירות או בעלי עסק, ודאי גם אתם נתקלתם במצב המתסכל הזה שבו אתם מתקשים בגביית התשלום מהלקוח, על אף מאמציכם הבלתי נלאים.

למרבה הצער, מדובר בתופעה נפוצה במציאות הישראלית. עצמאים רבים מתלוננים השכם והערב על לקוחות ש"עושים בעיות" ומעכבים את העברת הכסף שאותו התחייבו לשלם. הלקוחות מצדם מספקים שלל סיבות שונות ומגוונות: מקשיים כלכליים ובעיות של תזרים מזומנים ועד סיבות טכניות ("הבוס צריך לחתום על השיק", "אנחנו עושים העברות רק ב-10 בכל חודש") ועוד כהנה וכהנה תירוצים.

אז במיוחד בשבילכם העצמאים – ולא חשוב אם אתם מעצבים גרפיים, מקדמי אתרים, כותבי תוכן או עוסקים בכל תחום אחר – ריכזנו את המדריך הבא, שיסייע לכם לעשות קצת סדר בכל נושא התשלום ולגבש שיטת גבייה יעילה ומסודרת יותר.

איך לגבות מהלקוח את התשלום במלואו ובזמן?

יודע כל עצמאי ותיק במציאות של ימינו כי הנושא של גביית התשלום מלקוח הוא מיומנות שמשתפרת עם הזמן – ולעיתים מגיעה עד לרמה של אמנות. אבל למה לחכות כמה שנים למה שאפשר ללמוד כבר עכשיו? הטיפים שלפניכם יאפשרו לכם ללמוד מניסיונם של אחרים ולחסוך לכם שנים של תסכול ותחושת חוסר אונים.

טיפים לגבייה אפקטיבית יותר:

הכינו הצעת מחיר מסודרת

בכל הצעת מחיר יש לכלול פרק ברור לגבי תנאי התשלום ואופן התשלום, כחלק ממדיניות התשלומים הכוללת של העסק:

• תנאי תשלום – תאריך פירעון העסקה מיום הנפקת החשבונית.
• אופן תשלום – איך ומתי יבוצע התשלום.

דרשו תשלום מראש

כלל ברזל שצריך להחיל בעיקר על לקוחות חדשים. אין כסף? אין תמורה. גם אם הבנאדם נראה לכם הכי אמין בעולם.

אם דרשתם את התשלום מראש, במקרה שהלקוח עושה בעיות, מתחמק מתשלום או מספק תירוצים – אתם בהחלט יכולים לבחור שלא לעבוד איתו. כעצמאים זו הפריבילגיה שלכם!

ניתן אפילו להציע ללקוח הנחה מסוימת (10-5%) על תשלום מראש, אם זה חשוב לכם מאוד ואתם מוכנים לספוג את ההפסד ולו כדי שיהיה לכם שקט תעשייתי לאורך הדרך ואפשרות להתרכז בעבודה בראש רגוע.

כשמדובר בחברה גדולה / עירייה / גוף ממשלתי ואתם לא רוצים לוותר על העבודה, אפשר להתעקש ולבקש כרטיס אשראי כאמצעי בטחון בלבד, או לחילופין לבקש את הצ'קים מראש, גם אם הם דחויים.

אם כל האמצעים לא עוזרים, שקלו אם משתלם לכם לקחת את הסיכון. הניסיון מראה כי עבודה עם חברות גדולות (שמשלמות בתנאי שוטף + 60 ואף גרוע מכך) כרוכה פעמים רבות בעיכובים מסוג זה, אבל אחרי שעברתם את התקופה הראשונה של השוטף, הדברים בדרך כלל מתקתקים בלי בעיה.

נסחו הסכמים מסודרים

החוזה / הסכם העבודה צריך לכלול פירוט של תנאי התשלום (מועד + אמצעי) – וגם לפרט מה קורה במקרה שהלקוח לא משלם (למשל, אם התשלום מתעכב תהיה רשאי להקפיא את העבודה). כמו כן, יש לתעד בכתב את כל מה שקשור לתהליך הגבייה.

סוד ההתמדה

הפגינו אסרטיביות בכל הקשור לשכרכם. אל תחששו שמא אתם מנדנדים ללקוח בנושא התשלום – זכותכם לגבות את מה שמגיע לכם. אם תקלו ראש – הלקוחות ירגישו בכך וירשו לעצמם למתוח את החבל ולדחות את מועד התשלום שוב שוב. הניסיון מראה כי תזכורת במייל אחת לכמה ימים, הודעות וואטסאפ וגם שיחות טלפון מדי פעם, מביאות בסופו של דבר לתוצאה הרצויה.

אמצעי תשלום – יתרונות וחסרונות

כרטיס אשראי

כרטיס אשראי הוא אמצעי התשלום היעל ביותר. אמנם הוא כרוך בתשלום עמלה לחברת הסליקה/אשראי, אבל הכסף נכנס בזמן, אין צורך להציק ללקוח והשליטה בידיים שלכם.

יתרונות:

• חוסך התעסקות – הלקוח מוסר את הפרטים פעם אחת לגבי כל התשלומים.
• אפשרות לבצע אוטומציה – כולל הנפקת חשבוניות.
• השליטה בידיים שלכם.
• אין צורך "לרדוף" אחרי הלקוח.

חסרונות:

• ברוב המקרים הכסף נכנס רק בחודש העוקב. אמנם יש חברות שמעבירות כסף יום למחרת – אבל הדבר כרוך בעמלה עמלה גבוהה באופן משמעותי.
• חלק מהלקוחות מסרבים למסור פרטים.
• כרוך בעמלות – על כן חשוב להשוות בין הספקים השונים.
• קל יחסית לביטול מצד הלקוח.
• לפעמים יש בעיות כגון מסגרת שהסתיימה, פרטים שגויים, כרטיס פג תוקף וכדומה.

העברה בנקאית

אמצעי תשלום נוח החביב על רבים. אבל יכול לגרום ללא מעט בעיות.

יתרונות:

• מהיר (אם מדובר באותו בנק זה מתעדכן מיידית).
• ניתן לבצע אוטומציה (הוראת קבע).
• לא ניתן לבטל.
• עובד נפלא כשמדובר בלקוחות מסודרים.

חסרונות:

• לקוחות עלולים שלא לבצע העברה בזמן.
• תלונות מצד לקוחות שהעמלה יקרה.
• מרדף מתיש אחר לקוחות ששוכחים לשלם.

שיקים

שיקים יכולים להקל עליכם או לעשות לכם חיים קשים.

יתרונות:

• אמצעי נוח אם מקבלים שיקים מראש לתקופה של חצי שנה או שנה, ואז הכול מתקתק (בתנאי כמובן שהשיק לא יחזור).
• התשלום מתבצע במועדו.
• אין צורך להציק ללקוח.

חסרונות:

• לעיתים צריך להגיע פיזית לבנק כדי להפקיד – אמנם יש היום אפליקציות שמאפשרות להפקיד שיקים של כל הבנקים, אבל לא תמיד זה עובד "חלק". לעיתים קרובות השיק לא עובר מסיבות טכניות, שלא קורות במכונה בבנק או אצל הפקיד.
• שיקים שנשלחים בדואר יכולים להתעכב חודשים ארוכים או אפילו לא להגיע בכלל.

עשו לכם כלל – אם הלקוח מתעקש לשלם בשיקים, אל תסכימו לקבל אותם בדואר. עדיף להשקיע בנסיעה של שעה אפילו כדי לקחת אותם ביד או לשלם לשליח שיעשה זאת – מאשר לחכות חצי שנה לשיק שאולי יגיע. ואם כבר נסעתם – עדיף שזה יהיה בשביל יותר משיק אחד.

PayPal

פייפאל הוא אמצעי טוב עבור מי שלא רוצה לפתוח חשבון בחברת אשראי, וכאשר ושאר האמצעים לא מקובלים על הלקוח.

יתרונות:

• הלקוח לא צריך שיהיה לו חשבון פייפאל, אפשר לשלם בכל כרטיס אשראי.
• מבחינת הלקוח מדובר באמצעי אמין ביותר – השירות מאובטח ואינו מצריך לחשוף בכל עסקה את פרטי כרטיס האשראי השמורים בחשבון הפייפל.
• מהירות – העסקאות מבוצעות תוך דקות ספורות – פשוט מתחברים לחשבון ומאשרים את ביצוע העסקה.

חסרונות:

• חברת פייפאל סוגרת ומקפיאה חשבונות באופן שנראה שרירותי למדי, בלי לספק תמיד הסברים.
• כרוך בעמלות גבוהות.
• לא אטרקטיבי ביחס לאמצעים האחרים.

מזומן

אמנם תשלום במזומן מתקשר לרוב אנשים עם כסף שחור, אבל אולי תתפלאו לדעת כי יש לקוחות שמעדיפים לשלם במזומן וגם מעוניינים בחשבונית מס. הסיבה היא שישנם עסקים שבהם רוב העסקאות מתבצעות במזומן, ולכן נוח להם יותר לשלם כך.

יתרון:

• אתם מקבלים כסף מזומן, מה יותר טוב מזה?

חיסרון:

• תשלום במזומן מצריך להיפגש פיזית עם הלקוח בכל פעם – אבל אם הוא מגיע אליכם, הבעיה נפתרה.

החובות מצטברים? – עשו אאוטסורסינג לגבייה

יש לכם הרבה לקוחות בעייתיים ואין לכם זמן, סבלנות ומוטיבציה להשקיע בגבייה? היעזרו בשירותי גבייה חיצוניים. זה אמנם יעלה לכם כמה מאות שקלים, אבל יחסוך מכם כאבי ראש ומתחים. זכרו, גם הבריאות שלכם שווה כסף!

מה עושים כשהלקוח לא משלם – וכלום לא עוזר?

כשכלו כל הקצין, כלומר כשהלקוח מתחמק מהתשלום או אומר במפורש שאין בכוונתו לשלם, אין ברירה אלא לפנות למישור המשפטי. אתם צריכים לחשוב מראש אם מהלך כזה מתאים לכם – היות שהוא כרוך בבזבוז הזמן ובמתחים רבים. במקרים כאלה אולי תעדיפו "לשחרר" את העניין ולשמור את האנרגיות שלכם.

סודות הגבייה: לקוח לא משלם, מה עושים?

מלם תים – הלקוחות לא משלמים בזמן; תקלות בגבייה? או משהו חמור יותר?