אז זה אומנם נכון, שגם בשנת 2022, אין באמת עדיין מכונות אשר יכולות להוות תחליף לאנשים, ובפרט לאנשי מקצוע מנוסים. כך שאם אתם מעוניינים להבטיח שהעסק שלכם יתנהל בצורה הטובה ביותר, ההמלצה היא לא לוותר על שירותיו של מנהל חשבונות או רואה חשבון שהינו בוגר לימודי חשבונאות, בעל הסמכה וניסיון בתחום.
יחד עם זאת, חשוב שתהיו מודעים לעובדה שכיום יש גם אלטרנטיבה, אשר באה לידי ביטוי בתוכנה ייעודית לניהול חשבונות.
מדובר בתוכנה אשר כוללת מספר לא מבוטל של פונקציות ובכוחה, לסייע בייעול וקיצור תהליכים שונים הקשורים לכל הנושא של ניהול חשבונות בעסק או בחברה.
כמובן, שבכדי ליהנות מכל התועלות הרבים אשר טמונים בתוכנה זו, קיימת חשיבות גבוהה לבחור אותה בתבונה – וספוילר קטן, ברגע שתתחילו בחיפוש אחר תוכנה שכזאת, אתם עתידים לגלות מבחר לא קטן של אפשרויות, לכן, מומלץ לנצל את אפשרות הבחירה.

מהם הצרכים שלכם?
בכדי לבחור בצורה הטובה ביותר את אותה תוכנה לניהול חשבונות – ועוד לפני כן, להבין אם היא מהווה כפתרון הנכון והמתאים עבורכם, חשוב בשלב הראשון להבין את מלוא הצרכים שלכם.
ההמלצה היא לשים דגש על פרמטרים כמו: מספר המסמכים אותו אתם מפיקים בכל חודש. האם יש לכם מלאי ואתם מתנהלים מול ספקים? האם המערכת מיועדת לשימושכם בלבד או למספר משתמשים – עובדים וכיוצא בזה ועוד.. האם חשוב לכם שתוכלו לגשת לאותה המערכת גם ממכשיר הטלפון החכם או שאתם בכלל מתכננים לעבוד בעיקר עם הטלפון החכם? (התשובה לשאלה הזו, תאפשר לכם לבחון אם אתם יכולים לעבוד עם אפליקציה ייעודית).

מה התקציב אותו אתם מוכנים להקצות למטרה?
במקרים רבים, התוכנה תהווה כתוספת לשירותיו של יועץ מס או מנהל חשבונות ולא תהיה מיועדת בכדי להחליפו. מהסיבה הזאת (וכמובן, מסיבות רבות אחרות כמו העובדה שסביר להניח שכבעלי עסק, יש לכם לא מעט הוצאות), ההמלצה היא לעשות חושבים לגבי גובה התקציב אותו אתם מוכנים או מעוניינים להקצות לטובת המטרה.
טווח המחירים של התוכנות הינו רחב ומושפע מלא מעט פרמטרים כמו: הפונקציות של התוכנות, אופן השימוש בהם, מי עומד מאחוריהם ועוד..

נוחות השימוש
כאמור, בכדי לתפעל את מרבית התוכנות, אין באמת צורך בידע טכני מקדים, בניסיון פרטני או בהבנה בתחום.
יחד עם זאת, כדאי לוודא שהתוכנה שאתם בוחרים אכן נוחה לכם לשימוש, שאתם מרגישים שאתם יכולים לשלוט בקלות בכל הפונקציות שלה – ובמידה והתוכנה אמורה לשמש גם עובדים שלכם, כדאי לוודא שגם הם ערוכים להשתמש בה בצורה הנכונה.

שירות ותמיכה
כאשר עובדים עם תוכנות מהסוג הזה, יכולות לעלות שאלות, תקלות או בעיות אחרות – ובמידה וכבר התרגלתם לעבוד עם התוכנה ואף פיתחתם סוג של תלות בה. ברגע שתעלה בעיה או תקלה, אתם עלולים להרגיש שדבר זה גורם לפגיעה בהתנהלות התקינה של העסק.
בכדי להימנע ממצבים שכאלו, חשוב לוודא פרטים לגבי שירותי התמיכה אותם החברה אשר עומדת מאחורי התוכנה מספקת, לגבי הזמינות של צוות התמיכה ולגבי הצורות בהן ניתן ליצור עם הצוות קשר – האם מדובר במוקד טלפוני או במוקד אשר מאפשר יצירת קשר גם דרך מייל או באמצעים אחרים.

דגש על כל הפרמטרים הללו, ואיסוף מידע על כמה שיותר תוכנות אופציונאליות, יאפשר לכם לבחור בסופו של דבר את התוכנה המתאימה ביותר – וכאמור, בחירה שכזאת, יכולה לסייע, לייעל ולהקל עליכם במידה רבה את כל מה שקשור לניהול העסק ולכן, ההמלצה היא לא להקל ראש באותה החלטה.