מעודכן ל-03/2019

האם לשכור משרד? האם לשכור חללי עבודה? מה זה בעצם חלל עבודה? לכמה אנשים זה יכול להספיק? מה היתרונות והחסרונות

למעט אחוז מסוים קטן יחסית של נותני שירותים שיכול לעבוד מהבית, רוב העסקים זקוקים למקום חיצוני בו הם יוכלו לקיים פגישות, להציע את מרכולתם ולהתנהל בצורה שוטפת. הפתרון של השכרת משרדים הופך למובן מאליו בהרבה מאד מקרים, והוא מכניס אותנו לעולם רחב מאד. אבל האם צריך לשכור משרדים לתקופה של שנים או אפילו חודשים? זה אפשרי, אבל גם ניתן לבחור בפרקי זמן קצרים הרבה יותר של מספר ימים או אפילו מספר שעות. כאן בדיוק אנחנו מתחילים לדבר על חללי העבודה המשותפים ועל פתרונות שהפכו לפופולאריים מאד בשנים האחרונות.

אז למה לשכור משרדים?

השכרת חללי משרדים היא פתרון שמתאים מאד להרבה מאד עסקים. היתרון המשמעותי הראשון של ההשכרה הוא שהיא מפשטת בצורה משמעותית את התהליכים מבחינתם של בעלי העסק. הם לא צריכים לרכוש משרד מ-א' ועד ת' (המחיר הדרוש על כך עומד על כמה מאות אלפי שקלים לפחות) ובדרך כלל גם לא לדאוג לאבזור ולריהוט של המשרדים. חלק מהמשרדים מגיעים עם רוב התשתיות שהעסק הממוצע זקוק להן, למשל ריהוט משרדי על סוגיו, מכשירי חשמל חיוניים או אפילו שירותים נלווים שהעסק יכול להזמין תמורת תוספת תשלום – שירותי מזכירות לדוגמא. המשמעות היא שהעסק יכול לשמור על שגרת הפעילות שלו עם מינימום מאמצים, כל עוד הוא מוצא משרד המתאים כמו כפפה ליד לצרכים הנקודתיים שלו. כן מומלץ לראות מה כולל המשרד, אבל בהרבה מקרים תגלו שזה בדיוק מה שאתם צריכים (ואפילו מעבר). ברשת WeWork לחללי עבודה משותפים (Open Spaces) יש לדוגמא חיבור מהיר לאינטרנט, ריהוט משרדי על סוגיו (כסאות, שולחנות, מנורות שולחן), מכונת צילום/סריקה/הדפסה אחת לפחות בקומה, כיבוד קל ללא תשלום נוסף, תאי טלפון לשיחות פרטיות ועוד.

השכרת משרדים לפרקי זמן קצרים יחסית (בהמשך נרחיב על הנקודה הזו) מתאימה לעסקים הזקוקים לגמישות, או אם תרצו לפתרונות נקודתיים. אם יש עסק שההתנהלות שלו לרוב היא מהבית, אבל כן זקוק למשרדים "כהלכתם" אחת למספר שבועות, יוכל לבחור בהשכרת משרדים לפרק זמן קצר. אסור לשכוח שעבור אותם עסקים השכרה של משרדים ב"משרה מלאה" תביא להוצאות כלכליות גבוהות מאד, ובעיקר לא הכרחיות: אין הרבה הגדרות ברורות יותר לבזבוז כספים מאשר השכרה חודשית של משרד שמאויש רק מספר ימים בודדים בכל חודש.

מן העבר השני, ברור שגם להשכרה נקודתית של שטחי משרדים יש חסרונות משלה. העסק כן זקוק בהרבה מקרים לפריטים ולחפצים המותאמים לו אישית, שיהיו חסרים במשרד המושכר או לכל הפחות יצריכו מאמצים שונים בהעברה שלהם אליו. עסק הפועל במשרד שאינו קבוע עלול להיתקל בקשיים לגייס לקוחות קבועים, כשבעיה נוספת היא שקהל היעד הפוטנציאלי לא בהכרח יכיר את העסק.

השאלה העיקרית: מה המחיר שמשלמים?

השכרת שטחי משרדים תלויה בשורה ארוכה של פרמטרים הנוגעים להם. זה מתחיל כמובן עם הגודל של המשרד (מחושב במטרים רבועים), שלפעמים המחיר נקבע על פיו ישירות ולפעמים החישוב של הגודל נעשה לפני שנמסר המחיר הסופי הדרוש מהלקוחות.

מיותר לציין שככל המשרד גדול יותר כך המחיר שלו צפוי לעלות כלפי מעלה. מחיר סביר של משרד בסיסי (ללא אבזור יוצא מן הכלל) יכול להגיע לסביבות 100 שקלים למטר, כאשר מחיר של משרד ייצוגי ומאובזר יותר יהיה יקר בכמה עשרות שקלים למ"ר. המחיר בחודש יהיה כמה אלפי שקלים, אם כי משרדים מאובזרים ויוקרתיים יכולים להגיע גם לכ-5,000 שקלים ומעלה. כמובן שהמיקום של המשרד צפוי להשפיע על המחיר שלו: אזור דוגמת רמת החייל יהיה יקר יותר מאשר אזור דרום תל אביב או רחוב המסגר. מבחינה גיאוגרפית אפשר לראות שהמחירים בערי המרכז יכולים להיות יקרים יותר מאשר ערי ויישובי הפריפריה, אם כי זהו לא מדע מדויק.

שימו לב שכיום לא מוצעים רק משרדים. חיפוש קצר באינטרנט יאפשר לכם להיחשף ללא מעט הסדרים שבמסגרתם מוצע חלל עבודה, מאולתר או לא, במחירים שהם נוחים יותר. כך למשל בספריה של תל אביב ברחוב אחד העם, בקומה השביעית של מגדל שלום, יש מרכז יזמות הכולל חלל כתיבה, סלון וחדר ישיבות במחיר שמתחיל מכ-400 שקלים לחודש. באותה עיר תמצאו בית קפה בשם מיזנטרופ שמציע קונספט מעניין של קפה בחינם וישיבה בתשלום – המחירים מתחילים מכ-400 שקלים לחודש.

מעבר להשכרה חודשית של משרדים, יש כיום פתרונות גמישים הרבה יותר. כך למשל תוכלו לשכור משרדים ליום אחד, כאשר המחיר צפוי לעמוד על כמה מאות שקלים (מחיר סביר הוא כ-300-500 שקלים). אופציה אחרת היא להשכיר משרד בתשלום פר שעה, שיעמוד במקרה הזה על משהו כמו 50-100 שקל לשעה. כמובן שאתם לא חייבים לשכור את המשרד כולו, אלא יכולים לשכור חלל עבודה פתוח בו תעבדו לצד אנשים אחרים. חללים אלה, ביניהם Wework, נחשבים ללהיט של ממש בעולם וגם בישראל, בה הביטוי המובהק ביותר שלהם נמצא בתל אביב. החללים הפתוחים מתאימים לעסקים או לעצמאים אשר מעוניינים לצאת מהבית שלהם ולעבוד מדי פעם (או אפילו תמיד) בסביבה חיצונית שתאפשר להם לפגוש אנשים, לפתח קשרים, לעבוד באווירה תוססת וגם לנשום אוויר. בחלק מהמתחמים האלה נרקמים קשרים עסקים או מתבצעים סיעורי מוחות שעשויים להביא לכך שעבודתו של כל פרט הפועל במתחם תוכל להיות פשוט טובה יותר.

הפתרון: בדיקה מוקדמת והשוואת מחירים

מתחמי עבודה משותפים – השוואת מחירים; מיקום, יתרונות וחסרונות

המשרדים השונים נבדלים ביניהם לא רק במפרט הטכני אלא גם (או אפילו בעיקר) בשאלת המחיר. כמו בהרבה תחומים אחרים, גם במקרה של השכרת משרדים אין תחליף לביצוע מספר בדיקות מקדימות במטרה לדעת מה כדאי ומה משתלם עבור העסק. החדשות הטובות הן שהאינטרנט נמצא כאן כדי להפוך את החיים שלנו לפשוטים יותר. באתרים שונים באינטרנט תוכלו למצוא דוגמאות למחירונים סבירים של השכרת משרדים, בהתאם לתרחישים השונים – כך לדוגמא המחירון של דפי זהב בתחום. הבעיה היא שהמחירונים האלה נוטים להיות כלליים וגם לא תמיד מדויקים, כך שאתם צריכים לראות מי עומד מאחורי המחירון ועד כמה הוא מעודכן. יש שיטענו שהמחירונים הכלליים מתאימים בעיקר למי שרוצה לקבל מידע כללי על הנעשה בשדה המשחק, וזה הגיוני כי לרוב אין ירידה לרזולוציות קטנות מדי.

הפופולאריות של השכרת משרדים ושטחי משרדים הביאה לפתיחת אתרים המבצעים את ההשוואה עבור הלקוח באופן אקטיבי, על פי הנתונים המועברים מהחברות הרלוונטיות עצמן. אתר Spacing לדוגמא נחשב לאחד הבולטים שיש בתחום. הוא מבצע השוואה של משרדים וחללי עבודה בלוקיישנים שונים בישראל (תל אביב, ירושלים, חיפה, ראשון לציון, הרצליה, רמת גן, באר שבע ועוד), ומאפשר להגדיר את החיפוש על פי פרמטרים דוגמת אזור, הרשת המתפעלת (לא רק ווי וורק אלא גם מרקספייס, ריג'ס, אורבן פלייס ואחרים), העזרים והתשתיות שיש במקום, משך ההשכרה, המזון והשתייה המוצעים, שעות הפעילות וכן הלאה. לגבי כל מקום ניתן לראות מהם המחירים הצפויים – גם כאן אם תיתקלו בהצעות נוסח "החל מ..", כך שחשוב לראות מה יהיה המחיר בפועל –  לצד תמונות ודירוגים של גולשים. לדעתנו מדובר בכלי יעיל מאד שיכול לקרב אתכם מאד לעבר מציאת משרד שלא רק מתאים לכם, אלא גם יגיע עם תג מחיר אטרקטיבי יחסית.

מתחמי עבודה משותפים – השוואת מחירים; מיקום, יתרונות וחסרונות

מתחמי עבודה – גימיק או דרך חדשה?

מחשבונים פופולריים